Juli/August 2024
Briefe und Telefax kommen heute im täglichen Leben nur noch vereinzelt vor. Vor Jahrzehnten wurde dann die Email erfunden. Seit gut zwei Jahrzehnten ist die Email das Lieblingsmittel für schriftliche Nachrichten. Sie geht schnell und ist kostengünstig. Mittlerweile sind schon wieder andere Formen im Vormarsch, wie Sprachnachrichten über alle möglichen Anbieter. Diese eignen sich für die Kommunikation mit Behörden aber nicht wirklich. Die Verwaltungsvorschriften sehen für Eingaben nämlich meist Schriftlichkeit vor.
Da Emails im täglichen Leben mittlerweile Standard sind, haben auch die Behörden die Möglichkeit geschaffen, mittels Emails mit ihnen in Kontakt zu treten. Doch da beginnen die Tücken. Welche Email-Adresse einer Behörde muss ich verwenden? Man glaubt es kaum, aber auch das kann strittig sein.
Dem Verwaltungsgerichtshof (VwGH) in Wien lag nun folgender Fall zur Prüfung vor:
Ein Beschuldigter in einem Verwaltungsstrafverfahren wurde mit einem Straferkenntnis für schuldig befunden, eine Verwaltungsübertretung begangen zu haben. Dagegen erhob er Beschwerde, die er mit Email an die Behörde sendete. Er verwendete dazu aber nicht diejenige Email-Adresse, die auf der Homepage der Behörde angeführt war, sondern diejenige, die von der Behörde auf der ersten Seite des Straferkenntnisses schwarz umrandet aufgedruckt war. Die Behörde erachtete dies als zulässig und legte die Beschwerde dem Landesverwaltungsgericht vor. Dieses wies dann zur Überraschung aller Beteiligten die Beschwerde zurück, weil die falsche Email-Adresse verwendet worden wäre. Der Beschuldigte hätte die allgemeine auf der Homepage kundgemachte Email-Adresse verwenden müssen.
Gegen diese Ansicht wehrte sich der Beschuldigte. Zu Recht, wie der VwGH nun erkannte. Zusammengefasst mit folgender Begründung: Selbst wenn eine Behörde auf ihrer Homepage nur eine einzige Email-Adresse kundmacht und damit zeigt, dass sie nur diese eine Email-Adresse für Emails verwendet haben will, dann bleibt es doch in ihrem Ermessen, für Einzelfälle andere Email-Adressen für die Sendung von Emails bekannt zu geben. Dies ist jedenfalls für solche Adressen anzunehmen, die auf einem Straferkenntnis angegeben sind. Damit steht es der Partei frei, diese gesonderte oder die allgemeine Adresse auf der Homepage zu verwenden.
ABER VORSICHT: Bei Emails an Behörden, in denen der Partei von der Behörde noch keine gesonderte Email-Adresse bekannt gegeben wurde, wie zB bei neuen Anträgen an eine Behörde, empfiehlt es sich jedenfalls, die allgemeine Adresse der Homepage zu verwenden, um späteren Diskussionen auszustellen.
Rechtsanwältin Dr. Renate Palma